6 tipov, ako ušetriť čas pri práci s e-shopom

Práca s e-shopom si vyžaduje množstvo mravenčích úkonov, ktoré vcelku produkujú komplex činností, ktoré si vyžadujú relatívne veľké množstvo času, pokiaľ tieto úkony nemáte zautomatizované. Vzhľadom k tomu, že náklady na pracovnú silu sú podstatnou zložkou cenotvorby produktu resp. zložkou celkových nákladov má to dopad na ceny vašich produktov ako aj zisk. Poďme ich teda trošku zoptimalizovať, aby ste po vykonaní menších zmien zarábali od dnes každý deň o nejaké to euro navyše.

Efektívna práca s e-shopom obsahuje tieto prvky a zásady:

1. Prednastavené emaily

Emailová komunikácia v e-shope tvorí významnú časť pracovného času. Na začiatku nášho podnikania sme dokázali odpovedať na cca. 10 emailov za hodinu. Po určitom čase sme si však všimli, že 80% komunikácie sa opakuje. Preto sme vyhotovili vzorové emaily, ktoré stačí zákazníkom jedným kliknutím v administratíve e-shopu odoslať. Táto jednoduchá a časovo nenáročná zmena nám ušetrila obrovské množstvo času. Po zmene sme vedeli odpovedať v priemere na 35 emailov za hodinu. Príjemná zmena, čo poviete.

2 . Čo sa nemerá to neexistuje

V skutočnosti množstvo drobných úkonov v e-shope dokáže narobiť slušný „bordel“ v činnosti e-shopu, pokiaľ nie sú ošetrené a zprocesované tak, aby v tom bol poriadok. Najviac túto informáciu oceníte, ak sa vám začne dariť a vzrastú objednávky e-shopu. Vtedy je už zprocesovanie činnosti v e-shope trochu neskoro, lebo ste radi, že stíhate odoslať tovar na čas. Hneď, ako zbadáte potenciál rastu vášho e-shopu a ešte nie ste, predsa len, zahltený objednávkami, pripravte sa na fázu úspechu! Spíšte si všetku činnosť, ktorú v e-shope vykonávate a snažte sa ju zmerať. Ak budete vedieť, ktorá činnosť ma koľko času trvať, nebudete mať v budúcnosti obavy oddelegovať túto činnosť na nových zamestnancov a tiež budete vedieť, kto aký výkon podáva a, kde je priestor na zlepšenie. Táto transparentnosť a priehľadnosť je na nezaplatenie.

3. Urobte si pracovné manuály

Hlava je na to, aby ste ňou rozmýšľali, nie, aby ste ňou pamätali. Dajte si všetko, čo robíte na papier (alebo google disk). Má to viacero výhod. Na nič nezabudnete. Ak máte pocit, že ste predsa len na niečo zabudli, môžete si to overiť v pracovnom manuály. Navyše, pracovné manuály šetria čas pri oddelegovaní úloh na iné osoby, ako ste Vy. Nemusíte sa donekonečna pri každom novom zamestnancovi alebo brigádnikovi opakovať, čo a ako je potrebné vykonať. Tiež odfiltrujete ľudí, ktorím sa čítať nechce. Ak sa im nechce čítať nebude sa im s veľkou pravdepodobnosťou chcieť ani pracovať, prípadne budú chcieť robiť podľa seba, čo je pri líderskych pozíciách pozitívum, no pri bežnej administratíve v e-shope je to negatívum. Možno trochu tvrdé, no vychádzame z našich skúsenosti.

4. Robte prácu v celkoch

Vysvetlíme si to na plnení obsahu na vašej fanúšikovskej stránky na facebooku. Statusy, ktoré uverejníte naplánujte a hneď aj vypracujte, aj na týždeň dopredu, pokiaľ si to, vo vašom konkrétnom biznise, môžete dovoliť. Je to dôležité, lebo je vedecký aj praxou dokázané, že do každej činnosti sa ľudský rozum musí skoncentrovať resp. aklimatizovať. Takéto vtiahnutie sa do deja činnosti, kde podávate najvyšší výkon môže trvať od 7 do 15 minút. Preto je dôležité najmä v e-shope, kde je množstvo drobnej rozličnej práce, si dôkladne zhodnotiť, čo sa dá urobiť naraz v jednom časovom celku, aby ste sa dostali do stavu flow (plynulá práca bez rušivých momentov). To je ten stav, keď si na konci práce poviete „to je už toľko hodín?“.

5. Naplánujte si časové okná so stálymi každodennými činnosťami a kalendár príležitostných neopakujúcich sa úloh

Aby pracovník podal najlepší výkon jeho hlava sa na to potrebuje tiež pripraviť. Ideálny stav je, ak už vopred vie, čo pracovníka v ten deň čaká, aby mal určitú istotu a stály harmonogram dňa. Okrem toho, máte lepší prehľad a poriadok v čase kedy a čo ma vykonať. Eliminujete tým chaos napríklad pri expedícii tovaru, keď vzniká neraz zbytočný časový stres z toho, aby sa stihli zabaliť a pripraviť na odoslanie všetky objednávky ešte pred príchodom kuriéra. Využívajte technológie.

6. Využívajte všetky možnosti šetrenia času, ktoré vám trh ponúka.

Spomenieme najmä:

– Napojenie e-shopu na kuriéra tak, aby ste už tlačili hotové štítky bez vypisovania údajov klienta.
– Účtovníctvo pri e-shope – napojenie, aby sa mohli platby len párovať (okrem času vám to zlacňuje u účtovníka účtovnú položku zvyčajne o 50%)
– Kvalitný administratívny systém (jednoduché rýchle nahadzovanie tovaru, jednoduché a rýchle pridávanie fotiek produktov viacerých naraz, automatické posielanie potvrdenia o objednávke, poslanie faktúry na 1 klik a ďalšie)

7. prednastavené statusy o objednávke a iné opakujúce sa informácie o objednávke klienta

Tak, ako sme začali podobne aj skončíme, a to prednastavenými statusmi o objednávke klienta. Tie môžu byť rôzne podľa situácie, ktorá sa v reálnom svete môže odohrať. Napríklad sa môže stať, že tovar už nemáte aj napriek tomu, že na stránke ešte bol k dispozícii, potrebujete informovať zákazníkov o tom, že tovar už nie je možné pred Vianocami doručiť alebo, že máte závodnú dovolenku a z tohto dôvodu budete dodávať tovar až po určitom dátume. Toto informovanie klientov o objednávkach viete vyriešiť jednoducho jedným klikom na odoslanie konkrétneho statusu, aby ste nemuseli písať tu istú informáciu pre viacerých zákazníkov.

Máte ešte otázky ohľadom predaja na internete? Pozrite si naše blogy a podcasty. Určite na nich nájdete odpoveď. Ak ste si ich nevšimli zavolajte nám alebo napíšte! Radi Vám pomôžeme.